Автоматизация конторского труда

Скачать реферат: Автоматизация конторского труда

Что такое автоматизация

(параграф, необходимый для понятия термина и истории его использования)

Термин «автоматизация» стал появляться в печати вскоре после конца второй мировой войны, однако это слово не нашло места в словарях до конца 50х годов. Затем, этому термину было дано универсальное, на мой взгляд определение: «автоматически контролируемое действие машины, процесса или системы, особенно с помощью контролирующих устройств». Эта характеристика охватывает автоматизацию как на промышленном предприятии, так и в конторе.

Этот термин был впервые употреблён в 1947 г. Д. С. Хардером из «Форд мотор компани» на заседании, посвящённом планировке и оборудованию нового завода. После этого термин «автоматизация» сразу же был признан в качестве удобного выражения для автоматических устройств и стал общеупотребительным в автомобильной и металлообрабатывающей промышленности. Далее этот термин стал употребляться практически во всех сферах производства, а что касается применения этого слова в связи с обработкой данных и канцелярской работой, то первый человек, который якобы употребил его, был Джон Диболд из компании «Джон Диболд».

В настоящее время, благодаря интенсивному развитию компьютерной технологии, автоматизация производство используется практически всюду, как в промышленной сфере, так так и в конторах (офисах).

В следующих параграфах рассматривается автоматизация в конторах и подчеркивается её отличие от автоматизации на промышленных предприятиях: комплексная обработка информации (КОИ), обработка данных с помощью ПЭВМ, автоматизированная обработка данных (АОД) и современные методы обработки данных (СОД), степень автоматизации, оценка используемого оборудования и достижения в технологии обработки данных.

Автоматизация в конторах и на предприятиях

(основные отличия между автоматизацией в офисах и на промышленных предприятиях) 

Автоматизация на заводе или на фабрике влечет за собой «контролируемое действие аппарата или машины». Это значит, что для регулирования и контроля за действиями машины используются различные электронные или механические устройства. Автоматизированный завод вчерашнего дня становится ещё более автоматизированным. На фабрике, где в течение длительного времени все работы выполнялись машинами, во главу угла ставится совершенствование оборудования или машин.

Напротив, автоматизация в конторе зависит главным образом от контролируемого действия самой системы по обработке офисных документов, называющейся комплексной обработкой информации (КОИ). Для того чтобы повысить уровень автоматизации, необходимо прежде всего провести ряд мероприятий по совершенствованию самих систем, потому что без предварительного анализа и наведения порядка в системах и методах работы переход к автоматизации попросту привел бы к быстро прогрессирующему беспорядку и неразберихе.

Простые определения терминов, выделенных курсивом таковы: система  это «серия функций, действий или операций, ведущих к желаемому результату», в то время как метод представляет собой «действия системы в её деталях». Основная цель, которая привела к созданию системы комплексной обработки информации, состояла в том, чтобы найти эффективные и дешевые средства или метод упрощения и контроля повторяющихся канцелярских операций. Это очень похоже на использование так называемых «процедур» во многих языках программирования, когда одна и та же процедура может использоваться по ходу программы неограниченное число раз и при этом её тело написано только один раз. Используя наиболее краткое определение, комплексная обработка информации является средством «упрощения и ликвидации повторяющихся канцелярских операций, совершаемых вручную». Система комплексной обработки информации в отдельно взятой компании должна предназначаться для удовлетворения специальных нужд этой компании, которые в свою очередь определят потребность в оборудовании или в различных комбинациях используемого оборудования.

Комплексная обработка информации в полном смысле слова является той главной идеей, которая лежит в основе понятия систем и без которой автоматизация конторского труда и применение технических средств для обработки данных в конторе были бы невозможны. Безусловно, комплексная обработка не представляет собой совершенство процесса автоматизации, но является очень важным шагом в достижении автоматичности. КОИ даёт логическую основу для обработки потока коммерческих данных. Благодаря этому появляется возможность установить в офисе ПЭВМ и «нагрузить» машину выполнением этой работы. Важным заключением является то, что комплексная обработка информации есть первый шаг к автоматизации, без использования КОИ не могло бы быть достигнуто подлинной автоматизации канцелярской работы. Говоря попросту, в конторском труде (обработке документов, подсчету, распределению прибылей etc.) используются повторяющиеся операции, для которых может быть найден «общий множитель». При этом такой процесс может быть автоматизирован.

Автоматизация в конторе не является синонимом вычислительной машин или любого типа быстродействующего оборудования для обработки данных. Вычислительная машина (ПЭВМ) представляет собой механизм или устройство, которое позволяет применить методы комплексной обработки информации в любой компании независимо от сложности и размеров её операций.

Новая технология обработки данных

(рассматривает новые достижения в процессе обработки данных))

Как было сказано в §2, новые достижения в процессе обработки данных стали возможны лишь в результате двух огромнейших технических достижений  комплексной обработки информации и изобретению быстродействующих электронно-вычислительных машин. Эти

два, на мой взгляд грандиознейших достижения, заставили ответственных руководителей (менеджеров) фирм уделять больше внимания канцелярской работе и тем расходам которые с ней связанны.

Итак, комплексная обработка информации связанна как с автоматизацией конторского труда, так и с обработкой данных с помощью

ЭВМ. Попробуем дать определение этому термину: Комплексная обработка информации представляет собой эффективный способ получения скоординированного и непрерывного потока важных данных, необходимых руководству для принятия каких-либо решений, контролю и планированию. Другое определение, рассматривает комплексную обработку информации «как процедуру, с помощью которой информация может быть зафиксирована на магнитной ленте или карте с тем, чтобы она неоднократно могла воспроизводиться полностью или частично на различных машинах, пригодных для работы с лентами или картами*, на которых находится информация». Это определение очень похоже на данное в §2 определение процедуры (функции) алгоритмических языков. Это определение показывает существенное различие между КОИ и традиционными методами обработки . Это определение связанно с процессами выполнения работы, то есть с системой. Что касается первого определения, то оно представляет КОИ как идею, а не как систему. Необходимо заметить, что этот термин является старейшим, возникшим в коммерческой терминологии до изобретения вычислительных машин, для обозначения как идеи, так и системы, основанной на этой идее.

Обработка данных с помощью ПЭВМ делает упор на один элемент, используемый для достижения целей КОИ,  реальную экономию времени и труда. Этот термин стал широко употребим лишь после того как деловой мир стал применять компьютеры, потому что нельзя вести обработку данных с помощью ЭВМ, не создав комплексной системы, которая в свою очередь использует необходимое оборудование, большинство компонентов которого является электронным

Автоматизированная обработка данных и обработка данных современными методами являются более широкими понятиями. Коммерческие центры, которые оказывают услуги по обработке данных, используют: первичные данные, либо данные внесённые в какое-нибудь запоминающее устройство  это могут быть накопители на гибких или жестких магнитных дисках, ячейки в «чипах» электронной памяти (ленты, перфокарты и барабаны из-за невысокого быстродействия, громоздкости, неэффективности и неспособности хранить много информации, потихоньку отживают свой век). Эти центры по-видимому используют термины автоматизированная обработка данных и обработка данных современными методами.

Влияние новых достижений.

Введение автоматизации в конторах в некоторых отношениях представляет собой процесс роста промышленной стандартизации с перенесением места действия из цеха в контору.

В 1955, как отмечал журнал «Dun's Review», в котором были опубликованы результаты научно-технического исследования, управляющие конторами шли «в направлении электронной эры». При таком обследовании эксперты обнаружили, что лишь немногие компании применяли эффективные методы конторской работы. Менее половины из них измеряли производительность канцелярского труда, 32% имели программу контроля методов записей и форм, 25% имели программу изучения методов работы конторы и только 4% применяли схемы последовательности операций.

Но начиная с 1954 происходит резкий рост автоматизации конторского труда. 200 крупных вычислительных машин и более 800 средних стали применяться в коммерческом деле. В конце 1962 года использовалось уже более 11 тысяч вычислительных машин и было заказано еще 7 тысяч.

Из сводок, опубликованных компанией «Mc-Kinsey», которая в начале 1961 года занималась исследованием по вопросам применения ЭВМ: «фактически трудно найти крупную корпорацию, которая не имеет и не пользуется по крайней мере одной электронно-вычислительной машиной», и также «становится все трудней найти среднюю и мелкую корпорацию, которая не имеет хотя бы скромных собственных установок или не пользуется время от времени услугами бюро электронно-вычислительных машин».

Степень автоматизации. В конторе, как и на промышленном предприятии, существуют разные степени автоматизации. Среди систем по обработке данных можно выделить четыре вида, приведённые ниже:

Система Степень Материалы и используемое автоматизации оборудование

Ручная низшая карандаш и бумага, пишущие канцелярская машинки.

Машины, приводимые средняя клавишные, бухгалтерские в действие человеком машины, арифмометры и клавишные счетные машины.

Машины, производящие средняя перфокарта и машина, выполняющие отдельные записи одну функцию.

Машины, выполняющие высокая Электронные машины, обрабатываю многие функции. имеющие данные с магнитной ленты или магнитного барабана*

* В настоящее время машины, использующие магнитные ленты и барабаны не используются в конторах и офисах ввиду низкого быстродействия при считывании и записи информации. Эти накопители постепенно отживают свой срок, уступая место более современным накопителям (на ГМД и МД типа «винчестер»).

Отношение конторского оборудования к рабочей силе и производительность этого оборудования есть показатель степени автоматизации.

Машины в процессе автоматизации

Какие компьютеры встречаются

Электронно-вычислительные машины были созданы для того чтобы минимизировать ручной труд. Минимальное количество ручного труда вот одна из главных особенностей применения ЭВМ. Но все-таки машина есть машина, и она не может обрабатывать «сырую информацию», в неизвестном формате. Поэтому если компания планирует покупку и установку вычислительной техники, то ответственный руководитель должен прежде всего определить зачем нужна эта машина  предварительно спланировать вид задач, который будет решаться на на этом компьютере. Планирование заключается программировании машины  составления специализированного пакета программ, для работы компьютера в данной отрасли (в конкретной деятельности компании). Я считаю, что также должен быть разработано распоряжение ответственного руководителя о «машинном времени», технике безопасности, уходом и проверкой машины. К сожалению, среди российских бизнесменов по прежнему немало таких, которые на рабочем месте используют машину для своих собственных целей и нужд (отправить факс за счет фирмы, связываться по модему с лицами, не имеющими отношения к деятельности фирмы), либо, что вообще удивительно, использовать ПЭВМ для развлечения, компьютерных игр. В этом случае менеджеру фирмы необходимо пересмотреть вопрос о применении машины в офисе.

Нужно добавить, что в современной деловом офисе обработка всех документов обязательно связанна с применением компьютерной техники. Многими западными фирмами разработано множество моделей ПЭВМ, благодаря которым предприниматель получает реальную возможность эффективно трудиться. В частности фирмами Dell, IBM, Hewlett-Packard и другими лидерами в области производства компьютеров, периферийных устройств и другой вычислительной техники были выпущены машины имеющие характеристики от которых у владельца конторы 60х годов захватило бы дух. Машины на базе процессоров Intel™ и Cyrix™ 486DX2 с тактовой частотой 66Mhz имеющие огромное количество оперативной памяти, огромное количество оперативной памяти (до 32 Mb) и огромный жесткий диск (до 2 Gb) с фантастическим быстродействием. В марте 1993г. фирма Texas Instruments выпустила модель 486DX475Mhz. В целом, для более эффективного функционирования, компьютер должен иметь следующие характеристики: большой объем ОЗУ, наличие большого жесткого диска и высокое быстродействие (тактовая частота).